Buitenlandse documenten zijn in Nederland niet automatisch rechtsgeldig. Door legalisatie van buitenlandse documenten weten de Nederlandse autoriteiten dat het document geldig is. De Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland zijn belast met de legalisatie van buitenlandse documenten voor gebruik in Nederland. Hier leest u waarop u moet letten bij legalisatie van buitenlandse documenten.

• Waar kan ik mijn buitenlandse documenten legaliseren?
• Welke documenten moeten gelegaliseerd worden?
• Hoe gaat het aanvragen en legaliseren in zijn werk?
• Hoe lang duurt het aanvragen of legaliseren?
• Hoe verkort ik de procedure van legalisatie? 

Waar kan ik mijn buitenlandse documenten legaliseren?

De Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland zijn belast met de legalisatie van buitenlandse documenten voor gebruik in Nederland. Deze documenten moeten eerst voorzien zijn van een legalisatie door de plaatselijke autoriteiten, meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken in het land van herkomst van het document.

Welke documenten moeten gelegaliseerd worden?

Als een Nederlandse instantie u om een recent en gelegaliseerd document uit het buitenland vraagt, gaat het meestal om geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten. Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan voor Nederlanders bemiddelen bij het opvragen en laten legaliseren van buitenlandse documenten. Bemiddeling is echter niet in elk land mogelijk

Hoe gaat het aanvragen en legaliseren in zijn werk?

U schrijft een brief aan de Afdeling Legalisaties van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken waarin u verzoekt om een document in een bepaald land aan te vragen of te laten legaliseren. Het document moet wel altijd betrekking hebben op een persoon met de Nederlandse nationaliteit. U sluit het volgende bij:

• een kopie van uw Nederlandse paspoort;
• wanneer u een recent en gelegaliseerd document opvraagt: een kopie van het (oude) document;
• als het gaat om het aanvragen van een afschrift van uw geboorte-akte en u niet meer over een kopie daarvan beschikt: de volledige voor- en achternamen van uw ouders. In sommige landen is het echter niet altijd mogelijk om zonder een kopie van de oude akte een afschrift op te vragen;
• wanneer u een document wilt laten legaliseren: het originele document. Het document mag meestal niet langer dan één jaar geleden zijn afgegeven.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken brengt bemiddelingskosten in rekening voor het aanvragen en/of laten legaliseren van een buitenlands document. Het bedrag kan variëren van 36,25 euro tot 131 euro per document.

Hoe lang duurt het aanvragen of legaliseren?

Het aanvragen of laten legaliseren van buitenlandse documenten kan enige maanden in beslag nemen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken is voor wat betreft het aanvragen van documenten afhankelijk van lokale omstandigheden en kan dus niet garanderen dat u het document ook werkelijk krijgt. Indien het document niet kan worden verkregen, kunnen de door u betaalde bemiddelingskosten helaas niet aan u worden terugbetaald, aangezien er altijd kosten met het aanvragen van documenten zijn gemoeid.

Hoe verkort ik de procedure van legalisatie?

Sommige landen hebben met elkaar verdragen om de procedure van legalisatie, de zogenoemde legalisatieketen, te verkorten. Dat houdt in dat bepaalde documenten uit het ene verdragsland met één legalisatie of soms zelfs zonder legalisatie in een ander verdragsland gebruikt kunnen worden.

Het bekendste legalisatieverdrag is het 'Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten', ook wel het zogeheten Apostilleverdrag van 's-Gravenhage, van 5 oktober 1961.

Dit verdrag maakt legalisatie niet overbodig, maar bepaalt dat de legalisatieketen zich beperkt tot één legalisatie, de apostillestempel. Met een apostillestempel hoeft het document niet meer gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land waar u het document gaat gebruiken. In Nederland wordt de apostillestempel afgegeven door de Arrondissementsrechtbanken.